"Телеком. Коммуникации и сети" 4/2008, с.46

Внедрение систем электронного документооборота (СЭД) в наши дни становится массовым явлением, потому что зачастую без них невозможно наладить результативную работу. Множество документов, которые требуют согласования, уточнения, редакции, отслеживания, исполнения, отбирают невероятное количество такого драгоценного сегодня времени. Если говорить о территориально распределенных компаниях, то вопрос перевода документов в электронный вид вообще становится потребностью номер один.

Дань моде или необходимость?

Как понять, необходима ли компании автоматизация управления документами? Единого универсального мнения на этот счет, пожалуй, не даст никто. Некоторые считают переход на подобные системы неоправданной тратой сил, времени и денег. Иногда можно услышать разговоры о том, что автоматизация управления документами — это лишь дань моде. Кое-кто ставит под сомнение экономические выгоды от внедрения подобных систем.

Однако можно услышать и прямо противоположные суждения — например, такое: если сотрудники компании тратят на работу с документами свыше 60 % времени, перевод на электронные системы оправдан даже в том случае, если штат сотрудников не превышает 10 человек.

Большинство специалистов в данном вопросе сходятся в том, что решающим фактором, определяющим эффективность внедрения системы, является не столько число рабочих мест, сколько доля рабочего времени, которое уходит на работу с документами.

В каждом конкретном случае есть и противники, и приверженцы внедрения СЭД, а решающим дальнейшую судьбу системы работы, конечно, будет голос начальства.

Кстати, именно руководители обычно наиболее заинтересованы во внедрении электронных систем, потому что объемы документов, с которыми им приходится сталкиваться в процессе работы, создают немало проблем, решить которые без систем автоматизации в настоящее время часто становится невозможным.

Пока у руководства есть сомнения по поводу внедрения системы, вряд ли что-то сдвинется с места, потому что переход все же связан с определенными проблемами, головная боль от которых может быть проигнорирована лишь в случае действительной заинтересованности.

Эксперты советуют также в самом начале уточнить задачу: для чего именно нужен переход на новую систему. Автоматизация ради автоматизации часто оказывается сплошным убытком и источником проблем. Если нужны всего-навсего e-mail + базовая среда коллективной работы, то можно придумать более простые средства (вплоть до бесплатного ПО). Если же действительно много людей работают с документами, то без качественной, проверенной временем системы электронного документооборота не обойтись.

Вопрос выбора

Если вопрос относительно необходимости уже решен окончательно, что делать дальше? Эксперты советуют поступать следующим образом: самостоятельно либо с привлечением консультантов рассмотреть существующие системы, отобрав те их них, которые подходят под нужды вашего бизнеса. При этом желательно, чтобы осталось не более 3—4 вариантов. Затем отыскиваются по паре интеграторов на каждый выбранный продукт. Следующий шаг — объявляется тендер на внедрение. Тут уже выбор за вами. Кто-то предложит решение, более выгодное с точки зрения экономии финансов, кто-то подчеркнет многолетний опыт инсталляций и свое реноме на рынке, а кто-то, возможно, сможет удивить сжатыми сроками воплощения проекта в жизнь. Выбор здесь будет продиктован потребностью компании и ее возможностями.

Кадры решают…

В компании создается группа внедрения, состоящая из 5—6 человек. Обычно это руководители  высшего звена и специалисты ИТ-отдела. Каждая компания имеет свою специфику бизнес-процессов, поэтому почти всегда требуется разработка методологии, принципов маршрутизации и прочего под конкретные нужды деятельности. Из этого вытекает, что руководители, занимающиеся воплощением проекта, должны хорошо понимать нюансы происходящих процессов, потому что предпроектная подготовка и правильно поставленные перед интегратором задачи — это фундамент, на котором затем будет стоять здание автоматизированной системы.

Некомпетентность, невнимательность, упущенные из поля зрения вопросы в предпроектный период могут в будущем вылиться в проблемы и новые финансовые вложения.

Команда внедрения должна будет взять на себя множество функций: от менеджмента проекта до согласования технических нюансов.

По мнению интеграторов, основная трудность при внедрении СЭД — отсутствие у заказчика какого-либо формализованного документооборота вообще. То есть инсталляторам не на что опереться при переходе на электронный документооборот. В таком случае придется воспользоваться услугами интегратора еще и как бизнес-консультанта. То есть введение документооборота поставит компанию перед необходимостью структурировать свои процессы, что в итоге повысит эффективность деятельности в целом.  

Дешевле, но с риском

Внедрение СЭД можно осуществить и без привлечения сторонних лиц. Решение принимается с оглядкой на объемы предстоящей  работы, ее сложность и специфику.

Если в наличии есть штат профессиональных ИТ-специалистов, которые в состоянии адаптировать продукт под нужды конкретного бизнеса самостоятельно, компании удастся существенно сэкономить. Что, безусловно, является большим плюсом подобного решения.

Минус состоит в том, что для специалистов, которые будут воплощать внедрение, отчасти это будет экспериментом, потому что подобным опытом они, как правило, не обладают. Еще одно базовое требование — знание выбранного для инсталляции продукта, а также наличие в штате высококвалифицированных программистов — может быть удовлетворено не всегда.

Велика также вероятность того, что потребуется большее количество времени на адаптацию, потому что подобная работа для ИТ-отдела будет новой. Для интегратора теория уже проверена опытом, многие процессы формализованы. В его случае времени на инсталляцию будет потрачено намного меньше.

Резюмируя, можно сказать, что существенным плюсом будут  меньшие финансовые затраты, а минусом — проблемы, порожденные отсутствием опыта.

Существует еще одна проблема. Некоторые эксперты считают, что внедрение информационной системы собственными силами может повлечь за собой процессы децентрализации, вследствие чего могут начаться массовые адаптации интерфейса под нужды отдельных пользователей.

В этом случае необходимо выстроить взаимоотношения с командой внедрения как со сторонним консультантом в части постановки задач и контроля их выполнения.

Время — деньги?

Один из основных вопросов, интересующих компании, — это сроки воплощения проекта. Хочется сразу отметить, что в данной области нельзя отталкиваться от временного критерия как основного, потому что область внедрения систем автоматизации слишком завязана на индивидуальном подходе в каждом конкретном случае. Даже инсталляция одного и того же продукта, например, в банковском секторе, потребует разных доработок, а значит, и разных сроков реализации.

В зависимости от различных факторов время реализации может составить от одного месяца до года. Главное — в предпроектной подготовке закладывать реальные сроки воплощения системы. Особенно специалисты рекомендуют не экономить на времени тестирования ПО, потому что от качества тестирования во многом зависит конечный результат.

Чтобы заложить в проектный план реальное время реализации, необходимо провести детальное обследование и бизнес-диагностику, которые позволят систематизировать и формализовать деятельность предприятия.

Второй важный фактор — это подготовка развернутого технического задания на внедрение с четко прописанными целями и задачами. Для этого необходимо точно понимать, что компания хочет получить в результате.

5 шагов перехода

Система выбрана и адаптирована. Что делать дальше? Обычно процесс перехода происходит следующим образом:

1. Директор издает приказ о переходе на электронный документооборот.

2. Разрабатывается инструкция по пользованию электронным документооборотом, а также указаниями, что делать, если система выходит из строя.

3. Через отдел кадров проводится набор на бесплатные курсы обучения работы с ПК для участников документооборота (около одной недели).

4. Проводятся курсы по обучению работы с системой (около двух недель).

5. Все переходят за неделю на пользование электронным документооборотом.

Из противников в друзья

Процесс внедрения — это внесение изменений в текущую деятельность компании. Человек же, как известно, нередко противится новому, неизвестному. Поэтому необходимость перехода с бумажного документооборота на электронный может вызвать сопротивление персонала компании. Это важный момент, который стоит учитывать, потому что последствия могут быть самыми плачевными.

Чтобы предотвратить негативную реакцию, необходимо устранить причины подобного сопротивления, первой из которых будет непонимание личных выгод каждого работника от внедрения. Для устранения данной проблемы достаточно на корпоративном сайте грамотно продвинуть идею о том, почему электронный документооборот выгоднее, чем бумажный. Причем выгоднее именно для рядовых сотрудников.

Следующей причиной недовольства может послужить загруженность работников и, как следствие, невозможность быстрого освоения СЭД. Также существенным минусом в данном вопросе может оказаться отсутствие материальной заинтересованности в нововведениях.

Вот почему не стоит экономить на консалтинге, обучении и мотивации персонала — потом можно заплатить вдвое больше.

Инга Коломиец