Социальная сеть для бизнеса: Битрикс 24 и другие

Помните старый анекдот, когда соискателя спрашивают, знает ли он «ВКонтакте» и «Одноклассники»? Сейчас над этим уже никто не смеется. Социальный Интернет действительно не всегда способствует производительности на рабочем месте, но если что-то нельзя побороть и запретить, то это можно попробовать использовать на благо бизнесу. Видимо так и появилась идея социальных сетей для офисных работников.

Разумеется, выносить корпоративные секреты в «Фейсбук» или «Одноклассники» как минимум глупо. Да и не нужно вовсе, ведь не проблема развернуть собственную социальную сеть хоть на облачном хостинге, хоть на собственных серверах, легко интегрировав ее с корпоративным веб-сайтом. Но зачем лишние движения, если уже есть продукт, объединяющий в себе веб, — социальное и корпоративное?

Корпоративный сайт — это не только представление компании в Интернете, но и инструмент, который помогает делать работу компании проще и эффективнее. Например, коллективное обсуждение идей, удаленная работа над документами, опросы и т. п.

У некоторых компаний для этих целей существует даже несколько сайтов: внешний и внутренний, но современные технологии сайтостроения позволяют легко объединить два в одном — в рамках одного проекта создать как внешнее лицо, так и подводную часть айсберга для внутреннего использования.

На первый взгляд кажется, что корпоративный сайт должен быть строгим по оформлению, с четкой иерархией участников. Чаще всего, именно бизнес-процессы формируют структуру и строение сайта, но кто сказал, что портал будет обязательно строгим? Виртуальная визитная карточка компании может не только нести в себе информационную нагрузку, но и быть органайзером для сотрудников, по умолчанию зарегистрированных пользователей, если хотите.

Разработкой движков такого типа сайтов занимаются и гиганты вроде Oracle и IBM, но есть и много других производителей, создающих сайты для компаний средней величины. Хотя именитые гиганты дороги в обслуживании, они обладают такими функциями, как автоматизация производственных процессов и систем аналитики. Также они поддерживают большое количество пользователей (от 3000). Последнее, является их принципиальным отличием от разработчиков решений среднего класса.

В среднем классе коммерческих решений известно несколько имен: WSS Portal (www.wss-consulting.ru), DeskWork (www.deskwork.ru), Ittilan Portal (www.ittilan.ru) и «1С-Битрикс: Корпоративный портал» (www.1c-bitrix.ru). Это все коробочные версии, то есть с инсталляцией на сервере заказчика. Примечательно, что первые три совместимы только с ОС Windows. И в отличие от них, у «1С-Битрикс» есть поддержка CRM.

Мы же сегодня рассмотрим облачное решение «Битрикс 24», презентованное в этом году. Акцент в нем сделан на схожести рабочих процессов с работой в социальной сети. Новое понятие под названием «Социальный интранет» подразумевает, что корпоративный сайт станет проще в плане пользования и в некотором роде похожим на привычную соц. сеть. Ваши коллеги — это «френды», которые могут скрывать или открывать те или иные данные. В зависимости от своей должности, они могут назначать своим подчиненным задания и следить за их выполнением. Фото, видео, текст или презентации можно «комментировать» или «лайкать». А над документами можно работать с помощью встроенного редактора в онлайне.  Подробнее про это перевоплощение и ряд возможностей мы поговорим далее.

Центр контроля

На стартовой странице каждого пользователя есть четыре основных блока.

• На колонке слева — список всех разделов и инструментов сайта. Они могут дополняться в зависимости от тарифа вашей версии «Битрикс 24»
• По центру — «Живая лента обновлений». Здесь появляются все обновления и комментарии к фото, видео и документам. Если внесены изменения в созданный вами документ, вы тут же об этом узнаете
• Задачи и планы сотрудника расположены справа. Они могут касаться вас и как сотрудника предприятия, и как главного модератора сайта (например, напомнить внести всех членов коллектива). Задачи отображаются только на главной странице, на всех остальных страницах справа появляются инструменты, соответствующие тематике раздела
• Сверху четвертый блок, тут расположены (слева направо) личные сообщения, уведомления об изменениях, глобальный поиск по сайту и личные данные пользователя

График отсутствий

С приходом на рабочее место вы можете отмечаться в сети. Отслеживать отсутствующих сотрудников можно отдельно, по отделам или группировать по причинам отсутствия (прописываются администратором). Пользователь отмечает срок и причину невыхода на работу. Администрация компании, в свою очередь, может отслеживать все эти процессы.

А для того, чтобы все происходящие события в компании не проходили мимо отсутствующих коллег, в максимальной редакции сервиса есть раздел «Собрания и планерки», помогающий планировать встречи, рассылать приглашения и создавать отчеты. Как минимум, по приходу на рабочее место протоколы прошедших собраний не потеряются в сотнях писем.

Кто когда приходил, можно отслеживать прямо с сайта

Общение

Прежде всего, хорошо оптимизирована переписка между пользователями. Аналогично с многими социальными сетями, ваши переписки с одним человеком или группой включены в ту же «Живую ленту». Написать вопрос и лично, и конкретной группе людей можно, выставив адресатов сообщения прямо в «Живой ленте». Скорее как дань моде, чем необходимость, любое сообщение, фото или документ можно «лайкнуть». Это повлияет на место документа в ленте обновлений и, по всей видимости, покажет наиболее качественно отработанную задачу.

Да, это тот самый «лайк» из социальных сетей, только теперь ответственности за его кликанье может быть побольше

Для удобства и экономии времени в ICQ или Skype все ваши коллеги доступны и во встроенном мессенджере. Обо всех изменениях пользователь узнает с помощью посылаемых системой оповещений, а доступ к сайту возможен и с мобильных устройств.

Интересно, что если вам нужно приобщить к работе людей, не входящих в вашу компанию, то имеется раздел «Экстранет». Это раздел сайта, который позволяет взаимодействовать с фрилансерами или клиентами на базе вашего корпоративного сайта. Точно так же выставляются группы доступа и способ взаимодействия, только структура сайта не видна извне. Этот раздел и несколько других не доступны в бесплатной версии «Битрикс 24».

Структура компании

Стандартный раздел для такого типа сайтов. В «Битрикс 24» структура компании реализована в графическом исполнении. Администратор может создавать новые отделы, назначать руководителей, расставляя всех согласно внутреннему распорядку. Другой вариант, в виде списка, тоже по-своему удобен, так как не нужно искать людей и отделы по аватаркам. Так он реализован в решении Desk Work.

Работа с документами

Коллективная работа с документами на сервере — не просто дань моде, а насущная необходимость, и в «Битрикс 24» есть инструменты, чтобы ее реализовать. Разработчики сделали ее максимально удобной и рациональной, так как все файлы хранятся на сервере. Редактировать один файл может только один пользователь. Но если кто-то уже открыл файл на сервере, его можно сохранить к себе на жесткий диск. На сервере хранятся все редакции документа, тут же их можно просмотреть, а также добавить запись во вкладке «Обсуждение», где в форме чата можно об этом документе поговорить. Контекстное меню свойств документа позволит увидеть историю изменений файла, отредактировать его, скопировать, удалить, назначить доступ и другие стандартные операции. Встроенный редактор поддерживает все форматы MS Office. Все остальные типы файлов, например PDF, нужно будет перезагружать со своими обновлениями.

Не нужно больше пересылать одинаковые файлы по десятку адресатов, чтобы внести изменения. Теперь все правки вносятся прямо на сайте, там и хранятся

Варианты лицензий «Битрикс 24»

Набор инструментов напрямую зависит от версии лицензии. «Битрикс 24» имеет три варианта пакетов: «Проект», «Команда» и «Компания». Первый — фактически демоверсия максимум для 12 пользователей. «Команда» и «Компания» поддерживают неограниченное количество сотрудников, но, вместе с тем, идет увеличение облачного пространства для хранения данных и набора опций. Подробный прейскурант (пока в рублях) и модули можно найти на сайте производителя.

База контактов компании

Система управления взаимоотношениями с клиентами или CRM предназначена для оптимизации маркетинга и улучшения обслуживания клиентов, подрядчиков, партнеров и т. п. Не углубляясь в дебри об этом приложении, отметим, что этот раздел доступен во всех версиях «Битрикс 24». Так что попробовать эту систему управления можно заранее и бесплатно. Тем же компаниям, которые уже пользуются CRM, это пригодится, так как не нужно будет отвлекаться на освоение новой системы. С другой стороны, нужно учесть, что адекватно соединить существующую CRM с новой, от «Битрикс», скорее всего, будет проблематично. Тем не менее, мы должны отметить широкий набор функций, отвечающий большей части потенциально возникающих ситуаций.

В этом разделе есть несколько пунктов:

• Контакты вашей компании;
• Компании, с которыми вы работаете или конкурируете на рынке;
• Сделки вашей компании и вся информация по каждой;
• Каталог товаров вашей компании;
• Отчеты по проделанным сделкам, отсортированные по контактам, компаниям, срокам, доходам и т. п.;
• Лиды — база потенциальных клиентов.

Как вывод, должны отметить следующее. «Битрикс 24» — действительно интересный проект. В нем есть большой набор функций и инструментов, которые иногда могут не иметь острой необходимости, однако выбор используемых остается за каждым пользователем. Некоторые элементы, например учет рабочего времени, и вовсе остаются на совести сотрудников. Это не означает, что этот инструмент плох, скорее это мотивация руководителей к тому, чтобы проанализировать корпоративную культуру предприятия. И смоделировать каждодневную ситуацию, когда вашим сотрудникам нужно отметить время прихода. В итоге, наличие таких социально сетевых вещей, как фотогалереи, форум и «лайки», скорее всего положительно скажется на уровне удовольствия от работы, лишь бы не сотрудники распыляли внимание от зарабатывания денег. J

Другие производители корпоративных площадок:

• DeskWork (www.deskwork.ru) предлагает коробочные версии DeskWork Standart,  DeskWork Enterprise и облачный вариант этих пакетов. Цена варьируется от 195 000 до 395 000 руб. А подписка на новые версии — от 39 000 до 79 000 руб. Есть поддержка во многих странах, в том числе и Украине.
• WSS Portal (www.wss—consulting.ru) предлагает готовые коробочные решения на платформе Microsoft SharePoint. Есть два варианта: WSS Docs (система документооборота) и WSS Portal (готовый к использованию корпоративный портал). Цена — 1 096 000 и 589 000 руб. соответственно.
• Ittilan Portal (www.ittilan.ru), коробочное интранет-решение на базе Microsoft SharePoint Server 2010 стоит 400 000 руб.

Последние две компании работают на рынке России, поэтому о возможности внедрения у нас нужно уточнять.

Дмитрий Табаков