Советы от Microsoft: как защитить личные данные в Word

Часто, говоря о распространении информации в вебе, пользователи имеют в виду размещение персональных данных в интернете, например, на сайтах социальных сетей или сервисов веб-почты. Однако не стоит также забывать о том, что в интернет может попасть и обычный текстовый документ, созданный в Microsoft Word, с которым работал пользователь. Это может произойти, например, в том случае, если такой документ нужно отправить по электронной почте другим людям.

 

Между тем, существует ряд правил, соблюдение которых позволит сократить распространение персональной информации через веб. Эти правила актуальны для пользователей всех версий текстового редактора Word, в том числе и предыдущих – 2000 и 2003.

 

Удалить часть персональной информации пользователя можно с помощью встроенных средств текстового редактора. Для этого нужно выбрать «Сервис» – «Параметры» (Tools – Options) и установить удаление данных на вкладке «Безопасность» (Security). В частности, здесь нужно установить флажок «Удалять личные сведения при сохранении файла» (Remove personal information from this file on save).

 

Перед тем как отправлять документ другим людям, нужно удалить комментарии и примечания. Сделать это можно в режиме редактирования. Аналогичным образом стоит поступить со скрытым текстом. Для этого предварительно нужно выделить весь текст и снять пометку того, что он скрыт.

 

Еще один важный нюанс – перед распространением файла или отправкой его по электронной почте нужно проверить наличие в нем другой скрытой информации, например, существования предыдущих версий. Сделать это можно с помощью пункта «Файл» – «Версии» (File – Versions). В предыдущих версиях файла может храниться информация, которую не стоит делать общедоступной.