Скажу честно – мне как человеку, далекому от учета и финансов, ответить на вопрос, насколько эффективны финансовые программы, было достаточно затруднительно. Легче не стало даже после установки нескольких программ для ведения домашней бухгалтерии и пробы их «на зуб». Поэтому, чтобы разобраться в вопросе, пришлось обратиться к знакомым, имеющим немалый опыт использования такого ПО на практике. Среди них оказались частный предприниматель Алексей и домохозяйка Татьяна. Они и поведали мне о тонкостях применения программ финансового учета в личной жизни и малом бизнесе.

Привычка, ставшая необходимостью

С чем в первую очередь ассоциируется использование программ для финансового учета? Конечно же, с бизнесом! Поэтому начать расследование решено было с разговора именно с представителем делового круга – Алексеем. Несмотря на то что «поймать» его было непросто, он все же смог выкроить время для беседы. В спокойной обстановке за чашкой чая он поведал, в чем заключается для него жизненная необходимость использования таких приложений.

Эту идею Алексей позаимствовал у партнера по бизнесу, подсмотрев однажды, как тот вносит в какую-то программу различные счета. Заинтересовавшись, Леша начал задавать вопросы и в ответ получил краткую, но содержательную лекцию, в которой коллега по цеху популярно объяснил ему принципы и пользу работы программы. Решение пришло достаточно быстро – это именно то, что надо!

Однако реализовать задуманное поначалу оказалось не так просто: для того чтобы программа могла что-то анализировать, это что-то необходимо сначала внести в базу приложения. Запись всех расходов и доходов в первое время была достаточно непростым занятием – многое забывалось и терялось, и приходилось регулярно часами просиживать за компьютером, пытаясь отыскать недостающую сумму. На привыкание к скрупулезному заполнению у Алексея ушло около двух месяцев. Примерно столько же потребовалось, чтобы это воспринималось как само собой разумеющееся. А уже через полгода работа с программой стала неотъемлемой частью бизнеса. Очень помог делу КПК: Алексей объяснил мне, что большинство приложений для финансового учета имеют специальный облегченный модуль для мобильных платформ, позволяющий вносить все расходы, что называется, на ходу – вдали от ПК. Затем устройство подключается к компьютеру, где происходит синхронизация с основной программой, которая и проводит все расчеты.

Электронное деловодство

Уже после нескольких месяцев использования программы Алексей в любой момент мог видеть полную картину происходящего с его бюджетом. Утилита позволяла работать с несколькими счетами (источниками накопления денежных средств), умела оперировать различными валютами и на лету производить перерасчеты из одной в другую, предоставляла свежие сводки с биржи, напоминала о регулярных платежах – в общем, делала все, что необходимо деловому человеку. Но главное – она автоматически производила анализ всех статей расходов и доходов, наглядно показывая, куда, собственно, уходят деньги и откуда они приходят.

Все вышесказанное Леша проиллюстрировал историей из собственной жизни. Когда в один прекрасный момент доблестные сотрудники ГАИ забрали у него права, он решил высчитать, насколько возрастут его затраты, если ему придется каждый день ездить на такси. Узнав с помощью программы сумму, которая затрачивалась на машину в течение года и поделив ее поровну на каждый день, Алексей определил, что в сутки у него уходит около 35 грн. Сравнив ее с нынешними расценками служб такси, он сделал вывод, что порой нелишним будет воспользоваться общественным транспортом.

Кроме того, приложение давало возможность не только оценить настоящее, но и заглянуть в будущее. Программа собирала сведения о денежном потоке за некий отрезок времени и с помощью специального аналитического модуля составляла усредненный бюджет на определенный период времени вперед. Бизнес-модели, на основе которых работает модуль, позволяли оценить, стоит ли новая идея того, чтобы браться за ее реализацию.

Единственная проблема, которая появилась у Алексея с недавних пор, – поиск портативной версии программы для нового смартфона под управлением Symbian, пришедшему на смену старому КПК.

…и фотоаппарат в придачу

Оценив пригодность финансовых программ с точки зрения человека, занимающегося бизнесом, я решил проверить, окажутся ли они полезны для ведения домашней бухгалтерии. Ответить на мои вопросы согласилась одна знакомая домохозяйка.

В семье Татьяны, состоящей из двух человек, финансовых проблем не наблюдалось. Однако когда речь заходила о серьезных покупках, средств постоянно оказывалось недостаточно. Случайно столкнувшись с программами для учета семейного бюджета, Татьяна решила попробовать вести контроль денежных потоков в семье. Разобраться с интуитивно понятным интерфейсом программы оказалось несложно. Гораздо больше трудностей вызывало ежедневное внесение расходов – разве же сразу все упомнишь. Правда, уже через неделю Татьяна привыкла записывать буквально каждую мелочь, тем более что крупные магазины, как правило, выдают чеки.

Уже по прошествии первого месяца сумма в графе, предназначенной для расходов «в никуда», превзошла все ожидания. Сведя колонки безликих цифр в графические отчеты, Татьяна увидела, что при более экономном расходовании средств они вполне могли приобрести… телевизор!

Конечно же, сразу кардинально уменьшить «незапланированные» расходы не получилось. Однако каждый месяц ситуация менялась в лучшую сторону, позволяя понемногу сократить расходы. Уже через пять месяцев Татьяна с мужем взяли кредит на бытовую технику – в квартире появились телевизор, стиральная машина и даже незапланированный цифровой фотоаппарат.

Подведем итоги

Как показал разговор с Алексеем и Татьяной, программами для учета финансов пользоваться стоит независимо от того, с какой суммой денег вы имеете дело – это важно лишь при выборе программы, с которой вы собираетесь работать. Конечно, приложения не начнут зарабатывать для вас деньги – этим по-прежнему придется заниматься самостоятельно J. Однако при некоторых усилиях они вполне способны помочь использовать ваш бюджет более рационально. Но для этого придется изменить свою психологию и научиться быть более скрупулезным и собранным. И если вы готовы к этому – то начинайте действовать. Ведь научиться считать свои деньги никогда не поздно!

Robo User
Web-droid editor

      

Читайте також