Как эффективно организовать свою работу вне офиса

Множество современных профессий уже сегодня могут быть не привязаны к офису постоянно — это и программисты, и разнопрофильные дизайнеры, фотографы, контент-менеджеры, журналисты… И, конечно же, фрилансеры всех возможных специализаций. К слову, и работодатели, и сами сотрудники уже оценили взаимную выгоду от такого графика. Так, у первых снижаются расходы по энергопотреблению и коммунальным услугам, а вторые не тратят время и деньги на поездки в офис. Кроме того, сотрудники зачастую еще и получают возможность трудиться по более-менее свободному графику в удобное время, а также отсутствие дресс-кода, больше времени для проведения с семьей и здоровое домашнее питание. J

Некоторые компании, не требующие даже минимального присутствия сотрудника в офисе, практикуют наем в более мелких городах — областных или районных центрах. Таким образом увеличивается шанс найти идеальных кандидатов на вакансию, либо, возможно, работодатель хочет сэкономить на зарплате (ведь не секрет, что в меньших населенных пунктах доходы и расходы населения в разы ниже).

Конечно, модель удаленной работы не идеальна для всех, как и любая другая. Среди ее минусов можно отметить низкую социализацию, потребность самостоятельной организации рабочего времени, самостоятельное техническое обеспечение. Справиться с этим на самом деле несложно, если подойти к решению вопросов поэтапно.

Главное орудие труда

Работа вне офиса требует в первую очередь цифровой «вездесущести». То есть на связи нужно быть как минимум в рабочие часы, принятые в компании, иногда и дольше. Для того чтобы определить необходимый инструментарий для полноценного труда, стоит в первую очередь составить список того, что вы делаете каждый день. И уже отталкиваясь от него, найти полный перечень приложений, которые бы позволили выполнять свои обязанности удаленно. Как правило, все организационные потребности можно условно разделить на три группы:

1.      Организация интернет-доступа. На этом этапе стоит определиться с тем, какой провайдер будет более кстати — широкополосный безлимит, но с привязкой к дому, или мобильный Интернет, который позволит работать где угодно.

2.      Установка либо отладка стандартных программ. Для удаленной работы наверняка понадобятся офисные приложения, почтовые клиенты, различные мессенджеры, облачные хранилища данных последних версий либо оптимальной для конкретной работы функциональности (например, видео- или голосовых конференций).

3.      Определение специфичных приложений. Графические, бухгалтерские либо другие специализированные пакеты программ требуют иногда как капиталовложений, так и профессиональной помощи в установке. Этот момент стоит обсудить с работодателем.

4.      Ревизия домашнего «технопарка». На этом этапе также стоит проанализировать, где именно вы планируете трудиться. Будет ли достаточно стационарного ПК или обычного ноутбука, либо стоит также докупить нетбук, планшет или продвинутый смартфон для возможности работать из любой точки, например, кафе, парка, или даже во время отдыха на курорте.

Видеоконференции на рабочих собраниях компании еще несколько лет назад казались картинами из будущего, а сегодня это уже распространенная практика

Секреты взаимодействия

Тим-менеджеры выделяют несколько основных правил для сотрудников, работающих удаленно. Выполнение этих несложных принципов поможет не выпадать из трудового процесса.

1.      Старайтесь по возможности все-таки изредка посещать офис — к примеру, на различные стратегические мероприятия: совещания, важные собрания, празднования торжеств компании, и т. д.

2.      Держите в курсе дела сотрудников, с которыми вы взаимодействуете. Так, им стоит сообщать, в какие часы вас не будет на связи по каким-то причинам, а также об ориентировочных сроках выполнения заданий.

3.      Отвечайте на рабочие письма и запросы максимально быстро, четко и ясно.

4.      Наладьте со всеми необходимыми людьми все возможные внеофисные способы связи — обменяйтесь номерами мобильных, «Скайпа», «аськи», подружитесь в социальных сетях, и т. д. Попробуйте выяснить сразу, как быстрее всего связаться с конкретным человеком, и отметьте это в своей адресной книге.

Топ онлайн-инструментов для удаленной работы

Если со стандартными решениями вроде Skype или Dropbox знакомы большинство пользователей, то онлайн-проекты, заточенные под различные нужды (в основном, для сотрудников ИТ-сферы), могут быть приятным открытием.

GanttProject (www.ganttproject.biz) — бесплатная open source-система, предоставляющая базовые инструменты для управления проектами, оптимизированная под Windows, Linux и MacOSX. Уже из названия легко догадаться о том, что главным достоинством GanntProject является диаграмма Ганта (популярный тип столбчатых диаграмм (гистограмм), который используется для иллюстрации плана, графика работ по какому-либо проекту), а также возможность создания PERT-диаграммы. Программа позволяет сохранять готовые графики в виде изображений PNG, PDF, а также генерировать HTML-отчеты.

GanttProject позволяет строить диаграммы-иллюстрации графика работ по проектам

Clocking IT (www.clockingit.com) — бесплатная система для управления проектами, созданная в первую очередь для тех, кто работает в сфере консалтинга. При использовании Clocking IT даже самые притязательные клиенты не смогут придраться, потому что каждая минута, потраченная на проект, будет учтена. Вся проделанная работа наглядно отображается в красочной диаграмме Ганта. Недостатком является то, что среди 15 доступных в системе языков, русского, к сожалению, нет.

Система Clocking IT позволяет сортировать проекты по классам, к примеру, самые важные, самые новые и пр.

ProjectPier (www.projectpier.org).Это приложение позволит ставить задачи, разбивать проект на вехи и обмениваться сообщениями с членами команды. При желании можно бесплатно установить ProjectPier на собственном сервере — бескорыстные разработчики пообещали никогда не брать плату за свой труд. Единственным недостатком системы является отсутствие разделения прав доступа к проектам — это означает, что и клиенты, и сотрудники имеют равную возможность просмотра всех текущих проектов. В то же время нельзя не похвалить создателей за возможность не только загружать и хранить файлы в портале, но и оставлять комментарии к ним, а также отслеживать версионность.

Проект ProjectPier предоставляет подробные пошаговые инструкции для новых пользователей

Teamer (www.teamer.ru) — минималистичная, но от этого не менее дружелюбная система для небольших групп людей, «которые решают некие задачи». Создатели платформы явно не страдают недостатком чувства юмора — базовые модули Teamer имеют незамысловатые названия: «Что делать?», «Кто виноват?» и «Где все?», что просто не может не порадовать. J Кроме того, для тех, чей список дел зашкаливает, а с чего начинать — непонятно, создана кнопка «Мне повезет». Регистрация и использование веб-приложения Teamer абсолютно бесплатны, но при желании установить его у себя на сервере придется немного раскошелиться.

Шуточный пример оформления задания в системе Teamer

Comindwork (www.comindwork.com) — любопытный проект от украинских разработчиков. Несмотря на обильный выбор функций, интерфейс приложения прост и приятен в применении. Среди отличительных черт проекта стоит отметить возможность отслеживать историю заданий, а также регистрацию через социальные сети. Что касается ценовой политики, то для каждой группы пользователей найдется подходящее предложение: стоимость варьируется от $1 в день (лимит — 10 проектов) до $999 в месяц (возможность сотрудничества для 300 пользователей одновременно без ограничения по проектам).

Пример оформления системы управления проектами в Comindwork

Teambox (http://teambox.com) — это приложение поможет навести порядок в вашем рабочем пространстве посредством небольших to-do-списков, которых так не хватает во многих аналогичных системах. Больше всего Teambox понравится активным пользователям Facebook и Twitter, ибо множество представленных в нем возможностей были позаимствованы непосредственно из социальных сетей. Скажем, участники проекта могут постить информацию о том, как продвигаются дела в своих статусах в режиме реального времени. С бесплатной версией предоставляется 50 МБ дискового пространства и возможность вести три проекта одновременно.

Демонстрация социальной составляющей приложения Teambox

Teamlab (www.teamlab.com/ru) — это онлайн-система для управления проектами и документами с открытым исходным кодом. Главное отличие Teamlab от остальных платформ — в полноценной возможности работы с документами, которая представлена встроенным приложением OpenOffice, а также онлайн-редактором, позволяющим создавать и редактировать документы и электронные таблицы прямо в портале в режиме реального времени. Что касается основной функциональности, то и здесь есть на что посмотреть: блоги, форумы, чат и мультичат, возможность проводить опросы и голосования среди тех, кто в команде, учет времени, автоматические отчеты и много других любопытных функций, предоставленных абсолютно бесплатно.    

Интерфейс работы с документами в Teamlab

Киты тайм-менеджмента

Одним из самых сложных моментов при смене модели работы на удаленную считается построение собственного графика. Увеличивается соблазн поваляться лишний часик в кровати, посмотреть еще одну серию любимого сериала или выпуск передачи, заговориться по телефону по личным делам, случайно наткнуться на интересную книгу, сходить «на 5 минут» в магазин… Список можно продолжать бесконечно. J И работа будет простаивать, а время — улетать в никуда. Последнее же, как мы помним, — деньги. Поэтому в начале каждого рабочего дня стоит прикидывать, сколько времени нужно потратить на выполнение задач на день. Если это возможно — планировать заранее. Таким образом, будет понятно, какие ограничения по количеству времени на развлечения на протяжении дня стоит установить.

Первое место по количеству «рассеянного» времени по праву принадлежит социальным сетям, блогам и различным развлекательным порталам, а также ресурсам, посвященным хобби. Возьмите себе за правило тратить на них не больше такого количества времени, которое не будет мешать эффективной работе. Например, уделять чтению такой информации полчаса до начала работы и час после окончания рабочего дня. Если же работа связана с использованием, к примеру, социальных сетей, рекомендуется завести себе отдельный аккаунт сугубо для рабочих целей, который не будет отвлекать вас на общение с друзьями или разглядывание забавных картинок.

Разумное распределение рабочего времени дома поможет избежать завалов и повышенного стресса

Контроль над временем — довольно трудозатратный процесс, если производить его на глаз. Для начала можно попробовать воспользоваться самым обычным таймером в мобильном телефоне по системе 45/15. Система очень проста и наверняка известна многим. Главный ее принцип — 45 минут работы чередуются с 15 минутами отдыха. При этом отдыхом можно считать любую нерабочую активность, либо просто смену деятельности. Отдых должен обязательно исключать использование рабочего инструмента (как правило — компьютера). В это время рекомендуется сделать легкую зарядку, послушать музыку, просто повыглядывать в окно, да хотя бы помыть посуду или перекусить. Основной посыл — не напрягать зрение, либо попытаться сконцентрировать взгляд на дальних объектах (улице, соседнем доме, и т. д.).

Для более продвинутых в вопросах тайм-менеджмента пользователей подойдут различные системы учета времени. Например, онлайновый Toggl (www.toggl.com), о котором мы уже писали (см. hi—Tech PRO 7-8/2012). Аналогичным образом работает бесплатная утилита Motivate Clock (www.motivateclock.ru), которая поможет подсчитать, сколько времени было потрачено на работу, а сколько — на развлечения и безделье. Кроме того, она также может по желанию пользователя сигнализировать о том, что пора отдохнуть либо наоборот, возобновить работу.

Интерфейс сервиса Motivate Clock довольно приятный и продуманный

Еще более продвинутые приложения — это органайзеры и планировщики. Здесь выбор пользователей уже более широкий: от профессиональных громоздких программ вроде LeaderTask до приложений для смартфонов.

Так, названный LeaderTask (www.leadertask.ru) хотя и стоит около 100 русских рублей в базовой версии, напичкан большим количеством функций, которые могут спланировать работу даже владельца миллиардной корпорации. Приложение представляет собой органайзер с интеллектуальной системой управления проектами, финансами, задачами, контактами, событиями. Оно включает в себя возможность всех видов планирования, интеграцию планов, целей и адресную книгу.

Среди более «легковесных» приложений — мобильные утилиты. Например, Todo.txt (http://todotxt.com) для Android и iOS. Это приложение стоимостью в $2 выделяется тем, что все задачи хранятся в простом текстовом файле в Dropbox. На это и делается упор: никаких проприетарных форматов. Вы всегда сможете прочитать текстовый файл практически в любом стороннем приложении. Еще один органайзер для двух популярных платформ — Day-Timer Plan2Go (http://www.daytimer.ca). Он является многофункциональным планировщиком распорядка времени, сочетающим в себе как календарь, так и задачи и связанным с сервисами Outlook, Google, Facebook и Yahoo.

Также достаточно неплохими бесплатными аналогами для Android являются Taskos To Do List (http://taskos.com) и Any.DO To Do List (www.any.do). Они отличаются простотой ввода и различными, но удобными особенностями управления.

Меню в приложении Any.DO To Do List выглядит очень лаконично, но при этом все функции меню находятся на виду

Немного о социализации

Достаточно часто люди, которые переходят в режим удаленной работы после длительного периода в офисе, жалуются то, что им не хватает общения и людей вокруг. Между тем, здесь тоже действует правило мироздания о том, что когда закрываются одни двери, открываются другие. Например, время, которое раньше тратилось на проезд до офиса и обратно, можно потратить с максимальной пользой для себя: записаться в спортзал, на любые курсы по душе, присоединиться к клубу по интересам, начать ходить в музеи, кино или театры. И все это — не в «аншлаговое» время, что еще более приятно. Кроме того, имеется приятный бонус: любые утренние занятия и билеты стоят, как правило, в разы меньше, чем вечерние.

Также социальные психологи утверждают, что недостаток общения с людьми можно частично компенсировать общением с флорой и фауной. К примеру, завести домашнего питомца — ведь в режиме удаленной работы за ним будет гораздо проще присматривать. Либо посвящать время саду-огороду, даже если в их роли выступают цветочные ящики на балконе или клумба возле дома.

Психологи считают, что прогулки с собакой способны отвлечь от рутины и оторванности от коллектива из-за постоянной работы вне офиса

Сам себе босс

Оградить свою семью от работы — первое, что следует сделать при переходе на удаленный режим. Убедите своих родных, что сам факт того, что вы не ездите в офис, не отменяет ваших рабочих обязанностей, и не высвобождает массу свободного времени для выполнения работы по дому. Полезно будет придумать своеобразный знак того, что вас не стоит отвлекать — к примеру, крепить табличку с надписью, надевать специальные наушники-«беруши» и т. д. Тут уж дело только за фантазией.

Организуйте свое рабочее место. По возможности отгородите его от остальных жилых зон в квартире книжной полкой, шкафом, ширмой. Разложите все необходимые для работы книги, бумаги и инструменты удобным образом, не загромождая пространство. По желанию можно украсить свое рабочее место какими-то предметами интерьера, которые либо ассоциируются с работой, либо просто радуют глаз, но не отвлекают. Это могут быть подарки от сотрудников, картины, цветы, светильники, канцелярские принадлежности, грамоты за работу и т. д. Они создадут благоприятный психологический фон и рабочий настрой.

Наслаждаться своей работой — непростое, но чрезвычайно полезное занятие. Делать это при удаленной работе полезно вдвойне, ведь уповать остается в основном на самомотивацию. Психологи единогласно советуют: хвалите себя. За вовремя и качественно выполненную работу, за меньшее потраченное время, за удачную идею. Ведь в таком случае труд будет приносить максимум удовольствия, и все те минусы, которые казались существенными вначале, покажутся абсолютно беспочвенными.

Организация своего «домашнего офиса» потребует немного усилий, но результат того стоит 

Татьяна Фисенко

Robo User
Web-droid редактор

     

Читайте також